
新入社員に必要なビジネスマナーとは?研修方法やポイントを解説
ビジネスマナーは、新入社員が職場で信頼を築き、円滑にコミュニケーションを進めるために欠かせないスキルです。本記事では、新入社員が押さえておくべき基本的なビジネスマナーや、研修で身に付けられる具体的な方法、さらにポイントについて解説します。
社会人としての第一歩を成功させるために必要な知識を、分かりやすくまとめましたので、ぜひご活用ください。
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目次[非表示]
- 1.ビジネスマナーの必要性
- 1.1.必要性①円滑なコミュニケーションをとるため
- 1.2.必要性①信頼関係を構築するため
- 2.新入社員研修で学ぶべきビジネスマナー
- 2.1.1. 挨拶
- 2.2.2. 身だしなみ
- 2.3.3. 言葉遣い
- 2.4.4. 報連相(ホウレンソウ)の徹底
- 2.5.5. 電話対応
- 2.6.6. ビジネスメール
- 2.7.7. 名刺交換
- 3.新入社員研修のメリット
- 3.1.早期スキル習得を可能にする
- 3.2.会社の一員としての意識が高まる
- 3.3.チームワークの向上やコミュニケーションが円滑になる
- 4.効果的な新入社員研修の進め方
- 4.1.研修目的の明確化
- 4.2.インプットだけでなくアウトプットもセットで行う
- 4.3.研修資料を活用する方法
- 4.3.1.活用法①レポートや資料の配布
- 4.3.2.活用法②オンラインツール
- 5.ビジネスマナーを教えるときの注意点
- 5.1.注意点①社会人として接する
- 5.2.注意点②価値観や意見を尊重する
- 6.新入社員がやりがちなミスと対策
- 6.1.メールのミスの防ぎ方
- 6.2.悪い第一印象を避ける方法
- 6.3.飲み会のマナーの注意点
- 7.効果的・効率的にビジネスマナー教育を行いたい担当者様は「SAKU-SAKU Testing」をご検討ください。
ビジネスマナーの必要性
ビジネスマナーは、企業の一員として求められる基本的な行動規範の一つです。そして新入社員にとって、ビジネスマナーを身につけることは、社会人としてのスタートラインを切るために不可欠です。特に昨今のビジネス環境においては、新入社員がビジネスマナーを徹底して理解し、実践できるかどうかが、今後のキャリア形成と企業の信頼性に大きな影響を与えます。
必要性①円滑なコミュニケーションをとるため
社会では多様な人々が相互に関わりあいコミュニケーションを行います。その際、求められるのがビジネスマナーです。新入社員研修でもビジネスマナーは重点的に取り扱われるテーマであり、ビジネスマナーの習得がスムーズな業務遂行や社内外での円滑なコミュニケーションの鍵となります。
必要性①信頼関係を構築するため
ビジネスマナーの習得は取引先との信頼関係の構築にも貢献します。企業は社員一人ひとりの行動が企業ブランドに影響を与えるため、各自がきちんとした振る舞いをすることが求められます。新入社員研修などを通じて適切なマナーを学び、これを実践することが、ビジネスシーンにおいて企業のイメージアップに繋がります。
このように、ビジネスマナーは新入社員自身の成長やキャリア形成に直結するだけでなく、企業の発展の基盤となるものです。昨今のビジネスシーンでは、基本的な振る舞いや言動が企業の価値向上に大きく影響を与える要素となるため、新入社員は新入社員研修を利用してしっかりとマナーを習得することが求められます。
新入社員研修で学ぶべきビジネスマナー
ここでは新入社員が特に学ぶべきビジネスマナーについてみていきましょう。
1. 挨拶
挨拶は、職場での最初のコミュニケーションです。元気よく挨拶をすることで、相手に良い印象を与えることができ、雰囲気を和やかにします。新入社員が最初に取り組むべきビジネスマナーの一つです。
挨拶はただの形式的な行為ではなく、相手への敬意や感謝の気持ちを表現するものです。例えば、上司や同僚に対して見えるところで挨拶をすることは、チームワークの向上にも繋がります。
また、職場での挨拶を通じて活発で風通しの良い空気を作ることができ、コミュニケーションの基盤を築く助けにもなります。挨拶には、シンプルであるがゆえにしっかりと意識することが求められます。これを日常的に実践することで、自然とビジネスマナーが身につくようになるのです。
2. 身だしなみ
身だしなみは、ビジネスマナーにおいて非常に重要です。職場での第一印象は見た目によって大きく影響されるため、清潔感のある服装や適切な髪型を心がけることが求められます。特に新入社員の場合、自己管理ができている印象を与えるためにも、身だしなみを整えることが大切です。
服装
服装については、業種や職場に合ったスタイルを選ぶことが重要です。カジュアルすぎない服装や、シワがない状態を保つことで、信頼感を高めることができます。
メイクや髪型
過度なメイクは避け、落ち着いた印象をもたせることが望ましいです。
また、香りや髪型に関してもTPOに沿うことで周囲に良い印象を与えることができるでしょう。特にキツイ香りの香水や、体臭についても相手に不快感を与えないよう注意しましょう。
身だしなみが整っていることで、ビジネスシーンにおいて自信をもって行動することが可能になります。
3. 言葉遣い
言葉遣いは社会人としての基本的なスキルであり、特にビジネスシーンにおいては重要です。新入社員は、敬語や丁寧な言葉遣いを身につけることが不可欠です。例えば、適切な敬語を使うことによって、相手とのコミュニケーションがスムーズになります。
コミュニケーションは言葉だけでなく、相手への配慮や思いやりが反映される場でもあります。職場では様々な年齢層や立場の人々がいるため、相手を尊重する姿勢が求められます。
また、日常的な会話の中でも正しい言葉遣いを意識し、少しずつ習慣化していくことが大切です。間違った言葉遣いや、不快な印象を与える表現がないように、常に意識を高めていく努力が必要です。このようなスキルを身につけることで、人間関係の円滑化にも繋がります。
4. 報連相(ホウレンソウ)の徹底
報連相は、ビジネスの基本的なコミュニケーションの屋台骨です。「報告」「連絡」「相談」の三つの要素をしっかりと理解し、実践することで、業務を円滑に進めることができます。
報告(ホウ)
報告を怠ると、チーム全体の進捗に影響を及ぼす可能性があります。
適切なタイミングでの報告は、上司や同僚との信頼関係を築く重要な手段です。
連絡(レン)
次に、連絡をしっかり行うことで、チーム全体の業務がスムーズに進行します。チーム内での情報共有が必要不可欠です。
相談(ソウ)
相談に関しても、躊躇わず行動することが求められます。自分一人で抱え込まず、必要に応じて先輩や上司に相談することで、より良い解決策を得られることがあります。
ホウレンソウを意識しながら実践することで、ビジネスシーンでの円滑なコミュニケーションを実現することができます。
5. 電話対応
電話対応は、ビジネスにおける重要なスキルの一つです。顔が見えない状態で声だけでコミュニケーションが行われるため、相手への配慮が必須となります。
受電の場合
電話を受けた際には、まず社名を名乗ることが基本です。そして、相手の社名と電話口の方の名前、要件をしっかりと聞き、必要な情報をメモします。これにより、後での確認や報告がスムーズに行えます。
電話応対の際には、明るい声で丁寧に応じることで、良い印象を与えることができます。
架電の場合
また、電話のかけ方にも注意が必要です。自分からかける際は、相手が忙しくない時間帯を選び、しっかりと要件を伝えることが求められます。伝えたい情報を整理しておくと、無駄のない会話が可能となります。
6. ビジネスメール
メールは現代のビジネスシーンにおいて不可欠なコミュニケーションツールです。そのため、基本的なメールマナーを理解し、適切に活用することが求められます。まず、メールの件名には要点を明確に記載することが大切です。受信者が何についてのメールかをすぐに理解できるように心掛けます。
本文は、必要な情報を簡潔にまとめることが求められます。長文になってしまうと、ポイントがぼやけてしまうため、重要な内容をしっかりと伝えることが大切です。要点を整理し、箇条書きを用いると効果的です。
また、丁寧な言葉遣いや挨拶文を忘れずに記載します。
温かみを感じさせるメールを送ることで、良好な人間関係の構築にも繋がっていくでしょう。
7. 名刺交換
名刺交換は、ビジネスシーンにおいてとても重要です。初めて会う相手に対して、自分自身を紹介するための大切な手段です。
このため、名刺の扱いには細心の注意を払う必要があります。両手でしっかりと持ち、相手に渡す際には文字が見えるように行います。
名刺を受け取る際も、感謝の意を示し、一度目を通すことが望ましいです。これは、相手への敬意を表す行為として、ビジネス関係のスタートを良好なものにします。
また、名刺を常にきれいな状態に保つことも重要です。折れ曲がったり汚れたりしていると、相手に不快感を与える可能性があります。名刺が洗練された印象をもつことによって、自分自身の信頼性も向上するでしょう。
新入社員研修のメリット
新入社員研修は、企業にとって多くのメリットをもたらします。
ここでは、メリットについて解説します。
早期スキル習得を可能にする
まずは、新入社員が必要なビジネスマナーや基本的な業務スキルを早期に習得できる点が挙げられます。これにより、業務をスムーズに進められる準備が整います。
会社の一員としての意識が高まる
研修を通じて企業文化や方針を理解できることも重要です。新入社員が企業に対して一体感をもつことで、チーム全体の協力が向上し、業務の効率も高まります。
チームワークの向上やコミュニケーションが円滑になる
さらに、職場の雰囲気を良くする効果があります。新入社員同士が研修を受けることで、チームワークや人間関係の構築が促進され、職場のコミュニケーションが活発になるでしょう。
効果的な新入社員研修の進め方
次に、より効果的な新入社員研修の進め方についてみていきましょう。
研修目的の明確化
研修の目的を明確にすることは、新入社員にとって大変重要です。目的が明確であれば、新入社員は研修内容を理解しやすくなり、意欲的に参加することができます。また、研修を通じて何を達成すべきかが明確になることで、学びの方向性が定まり、具体的な行動に繋がります。
目的設定は、研修の評価基準を作成する際にも役立ちます。新入社員は自らの成長を測る指標をもつことで、モチベーションを高められます。効果的な研修を実現するためには、新入社員にそれを伝え、理解させるだけでなく、企業全体のビジョンにも関連づけることが重要です。これは、新入社員が自社の一員であることを実感し、目的に対する行動を強化するために必要です。
インプットだけでなくアウトプットもセットで行う
新入社員研修での効果を最大化するためには、単なるインプットだけでなく、アウトプットを組み合わせることが重要です。新入社員が学んだ知識を実際に使ってみることで、理解度が深まり、記憶に定着します。
例えば、グループディスカッションやロールプレイを導入することで、新入社員は実践的なスキルを身につけながら、同時に他者とのコミュニケーション能力を高めることが可能です。
また、アウトプットの機会を設けることで、新入社員が自らの理解を確認し、疑問を解消する場を作ることもできます。これにより、新入社員が主体的に学ぶ姿勢を育てることができ、研修全体の活性化にも繋がります。
さらに、成果を振り返り、フィードバックを受けることは、継続的な成長を促進するための原動力にもなります。
研修資料を活用する方法
効果的な新入社員研修を実現するためには、研修資料の効果的な活用が不可欠です。具体的で視覚的に分かりやすい資料を準備することが重要です。参加者が直感的に理解できる図表やイラストを使うことで、内容の定着を促進します。
活用法①レポートや資料の配布
レポートや資料の配布を用いて学びを深める手段も有効です。研修中に配布することで、新入社員が後から自身で振り返る際の参考資料になり、学びの応用にも役立ちます。
また、事例を交えた資料作りも効果的です。実際のビジネスシーンでの具体例を盛り込むことで、新入社員にとって身近に感じられ、ビジネスマナーへの理解が深まります。
活用法②オンラインツール
オンラインツールの活用も検討しましょう。オンラインプラットフォームを利用した資料や研修の共有は、リモート環境下でも柔軟に対応可能です。こうした工夫を通じて、研修の質を一層向上させることができるでしょう。
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ビジネスマナーを教えるときの注意点
ここでは、新入社員にビジネスマナー教育を行う際に気を付けるポイントを解説します。
注意点①社会人として接する
ビジネスマナーを教える際には、新入社員を一人の社会人として扱う姿勢が欠かせません。新入社員であることを理由に軽視するのではなく、一人のビジネスパーソンとしての自覚を促すことが重要です。社会へ出て初めての経験を積む中で、研修内容がどのように実務や日常生活で役立つのかを自身で理解できるよう工夫することが求められます。
また、研修の過程では、新入社員に対して敬意をもち、平等に接することが信頼関係を築くポイントになります。指導者が新入社員を一人の社会人として適切に扱い、具体的な事例に基づいたフィードバックを行うことで、より深く実践的な知識を身につける環境を整えることが可能です。
さらに、新入社員が自分の立場や役割を的確に理解するための手助けを行うことも重要です。企業の一員として期待される役割や責任を明確に示しつつ、ビジネスマナーの意義や必要性を納得して学び取れるよう促す姿勢が研修には欠かせません。このように、新入社員を尊重し社会人として扱う姿勢を徹底することで、研修内容は実務に即した学びとなり、新入社員にとって魅力的で価値あるものとなります。
注意点②価値観や意見を尊重する
ビジネスマナーの指導を行う際には、新入社員の価値観や意見を尊重することが非常に重要です。人それぞれ異なるバックグラウンドや職業観があるため、一方的に教えるスタイルではなく、新入社員が自由に自分の考えを発表できる場を作ることが求められます。
これにより、新入社員自身が学びたい内容や興味をもつポイントを自発的に見つける機会が生まれます。例えば、グループディスカッションを行い、参加者同士で意見交換をすることで、異なる視点を理解し合うことができます。
また、指導者は新入社員の意見に耳を傾け、否定することなく受け入れる姿勢をもつことが大切です。自分の意見が尊重されると感じられれば、新入社員はより積極的に意思表現を行うようになります。
新入社員がやりがちなミスと対策
ここでは、新入社員がついミスしてしまう行動とその対策について解説します。
メールのミスの防ぎ方
新入社員は、メールを使ったコミュニケーションが初めての経験となる場合が多いです。そのため、うっかりしたミスを犯すことがあります。具体的には、誤った宛先にメールを送ってしまうケースや、本文が冗長で要点がわかりにくくなることが挙げられます。
このようなミスは、職場での信頼を損なう要因となり得ます。メールを送る前には、必ず宛先や内容を二回確認する習慣をもつことで、大きなトラブルを未然に防ぐことが可能です。
また、件名には要点を簡潔に記載することが重要です。受信者がすぐに内容を理解できるようにすることで、仕事の効率も向上します。定期的にメールの作成スキルを見直し、自分の表現力を向上させる意識も大切です。
悪い第一印象を避ける方法
新社会人にとって、周囲に良い印象を与えることは非常に重要です。最初の印象が大切であるため、気を抜かずに行動することが求められます。特に、挨拶や基本的なマナーが欠けていると、悪い印象を与えかねません。
明るい声でしっかりと挨拶することが、信頼関係を築く第一歩です。また、身だしなみや服装にも配慮をすることが欠かせません。清潔感のある装いを心掛け、相手に良い印象を抱かせることが求められます。
さらに、コミュニケーションの際には相手を尊重する姿勢が大切です。自分が話すだけでなく、相手の意見にも耳を傾けることで、より良い関係が築けるでしょう。こうした基本的なことを意識し、日々の行動に取り入れながら、自分自身を成長させることが大切です。
飲み会のマナーの注意点
飲み会は、ビジネスシーンでの大切なコミュニケーションの場です。新社会人として、飲み会のマナーをしっかりと理解することが必要です。初対面の同僚や上司と親しくなるチャンスですが、油断すると失礼な行動をとってしまうことがあります。
まず、到着した際には丁寧な挨拶から始めることが重要です。和やかな雰囲気を作るために、参加者全員に目を配り、自分から挨拶をすることが求められます。
また、飲み物や食べ物を分け合うことで、チームワークを築く手助けになります。酔いすぎたり、自分の行動が周囲にどう影響するかを忘れないようにすることも大事です。
さらに、会話では相手をリスペクトし、礼儀を守った内容に心掛けることが必要です。
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