業績評価とは？評価の目的・メリット・方法から具体的な記入例まで

業績評価は、現在多くの企業で取り入れられている評価方法の1つです。しかし手法の見直しを図る企業も増えており、実施するなら適切に行う必要があります。
 
この記事では、業績評価の目的やメリット・方法のほか、評価シートの記入例など具体的な点についてもまとめます。ぜひ導入や手法の見直しの参考にしてみてください。  

業績評価とは

「業績評価」は一定期間（基本的に1年）の業績や成果を評価する評価方法で、広く行われている3つの人事評価の1つです。残りの2つは「能力評価」「情意評価」です。3つを組み合わせて多角的に評価することが多くあります。
 
業績評価は、年初に目標を設定して、1年経った時点で目標と実際の業績を比較して評価を決定します。目標を達成しているかどうかで定量的に評価できるため、客観的・納得感のある評価が可能です。

能力評価・情意評価との違い

ほかの2つの人事評価の方法との違いを確認しておきましょう。
 
「能力評価」は、対象期間前から保有している能力や対象期間中に発揮した能力を評価するものです。成果は評価の対象ではない点が業績評価と異なります。しかし成果重視の現在、成果を出すのに使った「発揮能力」を中心に評価する傾向があります。
 
「情意評価」は、仕事に取り組む姿勢や意欲などを評価する方法です。評価で確認する項目の例としては、協調性や積極性などがあります。行動に現れた姿勢を評価するものですが、やはり行動の成果までは評価の対象となっていない点が業績評価と異なります。

業績評価の目的・メリット

業績評価の目的とメリットについてまとめます。もちろん基本は業績を適正に評価することが目的です。しかしそれに加えて、さらに派生的に生まれるメリットやより具体的な目的もあります。ここではそれらについてまとめます。
 
社員のモチベーション向上
業績の向上
人材育成への活用
 
1つずつ見ていきましょう。

➀社員のモチベーション向上

個々の社員の業績を適正に評価することによって、社員のモチベーションを向上させることができます。業績に応じた評価がなされれば、次も同じぐらい、あるいはそれ以上の成果を出そうという気持ちになります。とくに業績は努力が可視化されやすい側面があるので、より行動に反映されやすいと言えます。
 
また評価されるためにどのような業績が必要か目標が明確になるので、業務に取り組みやすくなります。そういった理由からモチベーションも上がります。

②業績の向上

業績評価によって、個人だけでなくチームや会社全体の業績が向上することも期待できます。社員のモチベーション向上や目標達成の努力によって個人の業績が向上した場合、それが積み重なると集団としての業績もアップするからです。
 
評価を業績向上に結びつけることは、派生的と言うよりも最終的な目的となるべきことだと言えるでしょう。

③人材育成への活用

業績評価は人材育成にも活用できます。評価結果によって目標との差が可視化され、個人や会社の課題が明確になります。課題を解決するためにどのようなスキルの習得が必要かがわかり、人材育成の方針や内容も自ずと決まるでしょう。
 
決まった方針で人材育成を行えば、社内の課題が解決されます。その働きが評価につながれば、プラスの相乗効果となっていきます。

業績評価の方法・手順

業績評価を行う方法と手順についてまとめます。次の手順で行います。
 
目標の設定
進捗確認と目標の修正
達成の評価と面談・フィードバック
 
順に見ていきましょう。

➀目標の設定

初めに、1人ひとり目標を設定します。業績評価は冒頭で述べたように目標を設定してその達成度によって評価を決定する評価方法です。適切な評価のためには、適切な目標設定が必要となります。
 
目標には、「いつまでに・何をして・どんな結果を出すか」という期限・行動内容・成果の３点を必ず入れます。
 
初めに本人が目標を決めて、上司と面談を行い会社の目標とすり合わせつつ調整するのが好ましい方法です。そうすることにより、仮に本人が達成しやすい低すぎる目標を立てても是正することができます。ただし上司が高すぎる目標を押し付けてはいけません。
 
定量的な目標の方が達成度を計りやすくなります。工夫すれば営業職以外も定量的な目標を設定することができます。なお、成果だけでなくプロセスも評価項目に加えるようにしましょう。たとえば売上目標を達成するための訪問件数・DM発送の数などが挙げられます。

②進捗確認と目標の修正

期中には目標達成の進捗を確認し、必要な場合は目標の修正も行います。
 
期中に目標の達成度・進捗を確認することで、期末の達成への距離感がつかめます。目標達成をより現実的なものとすることができます。
 
ただし外的要因による状況の変化があり、目標の達成が難しくなることもあります。それは本人の努力ではカバーし切れない部分です。必要に応じて、目標を見直して再設定を行います。

③達成度の評価と面談・フィードバック

期間が終了したら評価とフィードバックを行います。
 
まず結果について自己評価を行い、それを踏まえて上司が面談して最終的な評価を決定します。最終評価を適切に行うためには評価の基準が必要です。また担当者間でのすり合わせや複数人のチェックも有効です。
 
最終的な評価が決まったら、本人にフィードバックを行います。自己評価と差がある場合、納得がいくような説明ができないと不満の原因となります。適切な評価基準とその順守が必須です。

業績評価表・業績評価シートとは

業績評価を行うとき、「業績評価表」「業績評価シート」と呼ばれるツールを使うのが一般的です。目標や評価項目をまとめて、本人や上司が客観的に能力や適性を評価するのに用いるものです。評価した後にも、評価結果を把握・管理するのに活用できます。
 
なお名称は会社によって異なり、「人事評価表」などいろいろな呼び方があります。

業績評価シートの記入例

次に、業績評価シートの記入例についてまとめます。社員が目標設定するときの記入例と、評価する側が評価するときの記入例に分けて解説します。

➀目標設定の例

目標を設定するときは、前述したように期限・行動内容・成果の３点を盛り込みます。「〇〇までに、××することで、△△（数値を入れる）を達成する」が基本形となります。以下、例を示します。
 
◆営業職の例
「1年後までに、見込み客を月に20件訪問することで新規顧客獲得を昨年より20件プラスの50件獲得する」
 
◆総務職の例
「半年後までに、各部署のマネージャーへの声掛けを徹底することで、月の平均残業時間を10時間マイナスの10時間に減らす」
 
◆マーケティング職の例
「第一四半期末までに広告流入を分析することで、広告を取捨選択し広告費を昨年より15%削減する」
 
総務や経理など営業職でない事務系の仕事の場合、目標を数値で表すのは難しいと思われがちです。しかし上記のように考え方次第で数値化することができます。「〇％削減」（時間や経費、ミスやトラブルなど）、「〇回実施」（勉強会、提案など）のように、前期比・回数・金額など数値で表現できる業績もあります。

②評価の例

部下を評価するときは、成果の数値とプロセスの行動の両方に対して客観的に述べることが大切です。よかった点と今後の課題とに触れるようにし、読めば今後に期待していることが伝わるようにまとめます。評価シートだけでなく、面接でも同様です。
 
◆営業職の例
「売上目標達成率120％は高く評価できる。達成の過程においても新規営業先を開拓するなど努力が見られた。ただし利益率が下がっているため、価格以外の点での訴求が今後の課題と言える」
 
◆経理職の例
「売上管理の入力でミスが多発していた件について、関数の使用とダブルチェックを進めたことでミスの発生を昨年から80％減を達成した点は大いに評価できる。今後はほかのメンバーのサポートに期待している」
 
プロセスのよかった点はできるだけ具体的に書きましょう。評価された側が「普段の仕事ぶりをよく見てくれている」という印象を持つことができます。

業績評価の注意点

次に、業績評価の注意点についてまとめます。評価は、する側とされる側で認識にズレがあることが多くあります。評価される側の大多数が評価に不満を持っているのに対して、する側の多くが適切と考えているという調査結果もあります。次の点に注意しましょう。
 
評価基準を統一・周知徹底する
プロセス評価を組み込む
フィードバックを必ず行う
昇給・昇進とは無関係だと周知する
 
1つずつ見ていきます。

➀評価基準を統一・周知徹底する

まず、評価基準を統一すること・基準を周知徹底することが挙げられます。非常に重要なポイントです。
 
評価者の間で評価にバラつきがあると社員の不満の原因となります。基準を明確にするとともに、マニュアルの作成や評価者への研修などで認識を統一します。実際の評価業務においても、担当者間のすり合わせなどを行ってできる限りズレを排除しましょう。
 
基準は評価される側にも告知し、自己評価も客観的に行うよう促します。それによって高すぎる自己評価を防ぐことができ、評価とのギャップを減らすことができます。

②プロセス評価を組み込む

業績に加えてプロセス評価も評価項目として組み込みましょう。
 
業績評価は成果中心になりますが、成果だけだと客観的な反面、結果さえよければいいというやや冷徹なイメージを持たれかねません。その解消のため、数値化される成果だけでなくそのプロセスも評価項目に加えます。たとえば売上アップのためのプロセスとして、訪問件数・電話かけの件数なども評価します。
 
営業職や技術職以外の、成果を数値化しにくい部署ではとくに積極的に行いましょう。不公平感を減らすことができます。

③フィードバックを必ず行う

評価のあとのフィードバックは必ず行いましょう。
 
評価して終わりでは、社員のモチベーションは上がりません。業績評価を企業活動にプラスとしていくには、モチベーション向上は必須です。フィードバックを行うと評価の納得感が上がるという調査もあります。労力が必要なのは理解できますが、優先順位の高い業務と考えましょう。
 
よい点と課題点を、できれば2：1の割合でフィードバックします。心理的に、受け手が受けとめやすくなります。

④昇給・昇進とは無関係だと周知する

業績評価は昇給・昇進とは無関係だと周知することも大切です。
 
個人の業績は、外的要因にも左右されます。たとえば営業職の場合、担当エリアによって事情が異なることがあります。同じ程度に努力していてもエリアで結果にバラつきが出ることがあります。
 
業績評価は昇給や昇進ではなく、賞与に反映させるのが好ましいと言えます。昇給・昇進はほかの評価軸で決定するようにし、その点を周知しましょう。

業績評価は意味ない？

「業績評価は意味ない」という声を聞くことがありますが、業績評価は大きな意味がある有益な施策です。ただし適切な方法で行うことが大切です。
 
業績評価は目標管理制度「MBO」と深い結びつきがありますが、MBOを廃止する企業が増えています。MBOは成果により社員をランク付けする方法です。
 
一見すると目標管理による業績評価が廃止されているように見えます。しかしあくまでランク付けが廃止されているのであって、業績の評価自体は行われています。
 
ただし不公平・不透明な運用では逆効果となります。会社の人事評価に不満がある人の意見には、「努力しても報われないから」「年功序列や横並び評価で自分ではどうしようもないから」「顧客・社会のために行う行動が、必ずしも評価されないから」というものがあります。適切な運用をしないと、評価される側には意味がないと思われてしまう実例と言えるでしょう。

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業績評価は、本来企業活動を向上させるために行うものです。そのためには評価結果を活用して社員のスキルやモチベーションを高めることが必要です。社員のスキルアップにはさまざまな方法があります。自社に適した方法なら、高い効果を得ることができるでしょう。
 
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